A digitalização de documentos é uma das áreas tecnológicas mais importantes da atualidade. A transição do documento físico para o digital reduziu significativamente a necessidade de espaço físico para armazenamento, melhorou a acessibilidade das informações e otimizou a maneira como trabalhamos com documentos. Importante ressaltar que a migração do ambiente físico para o digital deve ser feita de maneira que possibilitem que os documentos sejam localizados no ambiente virtual, para que não se reproduza no ambiente virtual os mesmos problemas do ambiente físico.

Além disso, a digitalização garante maior segurança, confiabilidade e economia de tempo. Neste artigo, abordamos cinco benefícios essenciais da digitalização de documentos.

Benefício 1 – Redução do Espaço de Armazenamento de Documentos Físicos

Redução do espaço físico de armazenamento A digitalização de documentos permite que todo o conteúdo seja armazenado digitalmente, evitando pilhas de papel empilhados em prateleiras ou guardados em armários. Isso garante uma economia significativa em termos de espaço físico. Além disso, a digitalização torna a informação acessível em qualquer lugar, a qualquer momento, o que é especialmente útil em um ambiente de trabalho remoto. Importante ressaltar que após a digitalização não são todos os documentos que podem ser descartados, alguns (ou muitos deles) precisam ser guardados fisicamente pelo tempo previsto pela legislação específica, o que ocorre é que com os documentos em meio digital, os documentos físicos podem estar armazenados em galpões de empresas especializadas.

Benefício 2 – Acesso aos Documentos Facilitado

Acesso facilitado aos documentos. A digitalização torna as informações mais acessíveis a toda a equipe, independentemente de sua localização, com a informação disponível em um sistema de gerenciamento de conteúdo centralizado. Isso permite que os documentos sejam compartilhados facilmente, independente da distância geográfica, o que ajuda a melhorar a colaboração e a eficiência no ambiente de trabalho. A digitalização também ajuda a minimizar erros como perdas ou esquecimento de documentos, já que as informações são armazenadas de maneira organizada e estruturada.

Benefício 3 – Melhoria da confiabilidade de dados

Melhoria da confiabilidade de dados. A digitalização de documentos melhora a confiabilidade de dados armazenados, uma vez que as informações estão centralizadas em um sistema facilmente acessível. Isso ajuda a impedir a duplicação de registros, a falta e perda de informações. Os documentos digitalizados também podem ser facilmente pesquisados ??e localizados, reduzindo o tempo gasto na pesquisa de documentos físicos.

Benefício 4 – Maior Segurança das Informações

Segurança melhorada. A digitalização de documentos garante maior segurança de informações, evitando a violação de documentos sigilosos e informações importantes. Com os sistemas de digitalização, as empresas podem definir níveis de acesso a informações de acordo com a função e responsabilidade dos funcionários. Isso ajuda a proteger dados confidenciais, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a eles. Além disso, o backup automático de dados garante que as informações mais importantes sejam facilmente recuperáveis ??em caso de danos ou falhas nos sistemas.

Benefício 5 – Economia de tempo em Processos de Trabalho

Economia de tempo. A digitalização de documentos reduz o tempo gasto em processos de trabalho, já que as informações podem ser facilmente localizadas. Isso também otimiza o tempo gasto na Gestão Documental, uma vez que os documentos digitalizados podem ser facilmente separados e categorizados em pastas virtuais (enfatizando que essa categorização deve ser feita de forma criteriosa e pelo time responsável pela Gestão Documental), a fim de evitar pastas nomeadas com: “Importante’, “João”, “Equipamento”, “Não esquecer”, pois são categorias que apenas fazem sentido para quem criou a categoria e não para os demais membros da equipe. Além disso, o uso de tecnologias de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) torna possível que o conteúdo dos documentos sejam pesquisados, mesmo em formato PDF.

É importante que as empresas adotem a tecnologia de digitalização na Gestão de Documentos, já que esta permite melhorar o gerenciamento de informações, aumentar a produtividade e reduzir os custos. Além dos benefícios acima mencionados, a digitalização de documentos ajuda na preservação do meio ambiente, uma vez que reduz a necessidade de consumo de papel. Em resumo, a digitalização de documentos é essencial em um mundo cada vez mais conectado e digital, e ajuda a melhorar a eficiência de processos de trabalho e a proteção da informação.

Se quiser saber mais sobre o assunto, leia nossos outros artigos sobre digitalização, como este aqui – https://pactaclara.com.br/caso-dersa-digitalizacao-de-documentos/.

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