Existem muitos benefícios em ter um acervo digitalizado, isso não há dúvidas. Neste artigo abordamos os principais benefícios da digitalização de documentos e vamos detalhar melhor cada um deles.

Redução do Uso de Espaço Físico para Guarda de Documentos

Um dos mais importantes ganhos da digitalização de documentos, refere-se a redução significativa do espaço físico da empresa usado para a guarda de documentos, já que arquivos e papéis podem ser armazenados de forma digital. Isso significa mais espaço livre para outras coisas – como instalações, estoque, equipamentos, pessoas – além de reduzir a necessidade de alugar espaços externos maiores para armazenamento de documentos. 

Melhora a Colaboração entre Equipes

Além disso, a digitalização de documentos pode melhorar a colaboração entre equipes. Quando os documentos são digitalizados, torna-se mais fácil compartilhar informações com diferentes pessoas que podem estar fisicamente em lugares diferentes. Carregar documentos em uma plataforma de armazenamento na nuvem, por exemplo, permite que as pessoas os acessem e trabalhem neles a partir de dispositivos diferentes, mesmo em locais diferentes.

Redução de Tempo para Localizar um Documento

A indexação de documentos, por data, nome, tipo de documento, processo, entre outros, etc., diminui o tempo gasto para a localizar documentos ou as informações desejadas. E esse tempo é precioso para que os colaboradores estejam de foto focados em suas tarefas diárias, melhorando a eficiência operacional.

A digitalização de documentos também aumenta a acessibilidade de documentos e a rapidez das tarefas. Além de se organizar melhor, ser capaz de localizar instantaneamente documentos arquivados facilita muito o trabalho e aumenta a produtividade das pessoas. O armazenamento digital ajuda a garantir que os documentos não sejam perdidos e que não sejam expostos a riscos que os danifiquem. Isso desde que, os documentos sejam digitalizados com organização e que os parâmetros de indexação e armazenamento em nuvem ou servidores estejam definidos.

Um exemplo de aplicação prática da digitalização de documentos é a forma como as empresas podem tratar as Notas Fiscais Eletrônicas, ou NF-e. As Notas Fiscais são emitidas pelo governo federal quando da venda de um produto ou serviço. Tanto o emissor, quanto quem recebe esse documento precisam de controle até que o pagamento seja efetuado/dado baixa. As empresas que processam as NF-es digitalmente podem obter vantagens como, por exemplo, automatização dos processos de receber, enviar e arquivar as notas, com mais segurança e eficiência e sem imprimir e tramitar documentos físicos pela empresa.

Outro exemplo é o arquivamento de documentos pessoais para fins governamentais, como declarações fiscais, documentos de identidade ou declarações de propriedades. Em vez de ter que lidar com pilhas de papéis e documentos, os cidadãos podem optar por armazená-los digitalmente, o que facilita a pesquisa e apresentação de documentos.

Segurança no Acesso aos Documentos

Além disso, a digitalização de documentos possibilita a segurança de documentos importantes, se criptografado e protegidos por senhas, para garantir que apenas aqueles com permissão possam acessá-lo. Arquivos digitais não estão sujeitos a  danos físicos como enchentes e incêndios, como um documento físico, embora seja necessário monitorar o ambiente digital para que os documentos em nuvem ou em servidor não sejam apagados ou danificados A equipe de TI precisa estar atenta e fazendo a gestão do acervo digital.

Sustentabilidade

A digitalização de documentos é uma oportunidade de agregar valor aos programas de sustentabilidade, uma vez que quando o documento está acessível para as equipes, naturalmente diminui a necessidade de impressão de cópias, tornando a sua empresa mais alinhada às boas práticas da sustentabilidade.

Em suma, há muitos benefícios da digitalização de documentos para empresas, incluindo o aumento da produtividade, a melhoria da eficiência operacional, a redução de custos e o ser uma opção sustentável. Ele também oferece maior segurança, acessibilidade e colaboração, além de ocupar menos espaço físico. A digitalização de documentos é cada vez uma necessidade maior no dia a dia das empresas e é um processo com inúmeros benefícios, como destacado neste artigo, mas que precisa ser realizado por equipe especializada para que a recuperação da informação no ambiente virtual seja satisfatória.  A Pacta Clara tem experiência e equipe especializada para a digitalização de empresas de pequeno, médio e grande porte e recomenda que para grandes projetos de digitalização seja elaborado o Plano de Digitalização que garante que o projeto tenha resultados satisfatórios´.

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