Já falamos nos outros artigos sobre o quanto a transição de processos e documentos físicos para digitais é uma etapa importante na modernização e na preservação da memória de empresas e organizações em geral.

Com a digitalização de documentos, é possível melhorar a eficiência dos processos, reduzir custos com papel e espaço físico, ter maior segurança e facilidade de acesso à informação, além de permitir o trabalho remoto em muitos casos. É possível ainda garantir a segurança, a acessibilidade e a longevidade das informações contidas nestes registros tão valiosos. Documentos em papel estão sujeitos a deterioração, extravio, incêndios e outros acidentes que podem levar à perda irreparável de informações.

Ao realizar a digitalização de documentos no Dersa, a empresa garantiu que os documentos fossem preservados em formato eletrônico, possibilitando o armazenamento seguro em servidores ou na nuvem. Essa prática não somente reduz o risco de perda, mas também otimiza o espaço físico necessário para o armazenamento desses arquivos, exatamente como neste caso do DERSA – Desenvolvimento Rodoviário S/A, órgão público, que se encontra em fase final de liquidação, e está transferindo seus documentos de décadas para o arquivo público estadual de São Paulo.

A digitalização como parte de uma estratégia

É importante lembrar que a digitalização não deve ser vista como um fim em si mesma, mas sim como uma ferramenta que deve estar integrada a uma estratégia maior de transformação e preservação digital da memória.

Essa experiência foi vivida na prática pela equipe da Pacta Clara no trabalho desenvolvido, utilizando a digitalização de documentos no DERSA – Desenvolvimento Rodoviário S/A, que teve sua execução integrada à operação de outras duas empresas.

Antes dos documentos chegarem para a etapa de digitalização, a empresa BK, munida de um time de arquivistas, fez a organização dos processos físicos: triando, aplicando a Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação previamente desenvolvidos, organizando e identificando.

Após essa etapa, já com os documentos classificados e planilhados, a Pacta Clara recebia a documentação em lotes e iniciava o processo de digitalização.

A coordenação desta operação foi feita por especialista da Pacta Clara, responsável pela interlocução com a empresa parceira BK. O CEDOC e a equipe de TI do DERSA participavam trazendo insumos para identificação final das pastas em ambiente virtual e administrando licenças para os softwares utilizados pela Pacta Clara.

Após a digitalização, os documentos eram renomeados conforme lista prévia elaborada pela parceira BK. Os documentos eram entregues em extensão PDF/A, todos com a aplicação de OCR , salvos e disponibilizados na rede interna do DERSA, sob os cuidados do CEDOC e da TI local.

Por fim, outra empresa parceira, a FIA – Business School, consultora especializada no setor público, finalizava o processo enviando os documentos físicos e também digitais para o Arquivo do Estado de São Paulo, onde se encontram hoje sob sua salvaguarda.

A digitalização de documentos implementada de forma integrada e estratégica

Para que a digitalização seja realmente efetiva, é necessário ter uma estratégia clara que integre a tecnologia a processos, pessoas, cultura e objetivos empresariais. A transformação digital deve ser vista como um processo de mudança organizacional que envolve uma abordagem holística e coerente, que começa com um diagnóstico das necessidades e desafios da empresa e segue com uma definição clara de objetivos, escolha de tecnologias, investimentos e treinamentos.

Em resumo, a digitalização é uma poderosa ferramenta para a transformação empresarial, mas deve ser implementada de forma integrada e estratégica, olhando para a empresa como um todo e não apenas para a tecnologia isoladamente.

Digitalização de documentos em São Paulo é com o time de especialistas da Pacta Clara. Fale com a gente.