Uma das preocupações que os nossos clientes têm com relação à digitalização de documentos confidenciais refere-se a segurança das informações contidas nos documentos, pois com o documento em formato digital, temos a sensação de “perder o controle”, já que não é mais possível trancar os documentos confidenciais e/ou sigilosos em uma gaveta, armário ou sala.

Se você também tem dúvidas sobre a digitalização de documentos confidenciais e a segurança do processo, este artigo certamente irá ajudá-lo a entender e confiar no processo de digitalização que se realizado com os parâmetros de segurança adequados não há risco.

A digitalização de documentos é o processo de converter um documento físico em um formato digital. Isso pode ser feito por meio de scanners ou câmeras digitais, que tiram uma foto do documento e salvam essa imagem em um computador, armazenamento na nuvem, servidor ou em pen-drives.

Existem muitos benefícios em fazer a digitalização de documentos confidenciais. Um dos principais benefícios é a segurança. Documentos físicos podem ser perdidos, danificados ou roubados, mas uma vez digitalizados e armazenados com segurança, podem ser acessados somente por quem tem autorização para acessá-lo. Isso garante a segurança de informações confidenciais, como dados pessoais ou financeiros, contratos ou informações de negócios.

Além disso, a digitalização de documentos também torna a gestão de documentos mais fácil, rápida e eficiente. Aqui estão alguns exemplos de como a digitalização de documentos pode ser útil:

1- Eliminação da necessidade de arquivos físicos de documentos

Ao digitalizar um documento, você elimina a necessidade de armazená-lo fisicamente no mesmo local de trabalho. Isso economiza espaço em seu escritório e reduz a probabilidade de que seus documentos confidenciais sejam danificados ou perdidos. Após a digitalização, os documentos podem ser guardados em empresas especializadas pelo tempo previsto na Tabela de Temporalidade. Conheça mais sobre a Tabela de Temporalidade, em nossa seção “Arquivos”!

2- Acesso remoto a documentos em qualquer lugar, a qualquer hora

Quando seus documentos estão digitalizados, você pode acessá-los de qualquer lugar com conexão à internet. Isso é especialmente útil para quem trabalha remotamente. Não importa onde você esteja, você pode acessar seus documentos e informações confidenciais de maneira segura.

3- Facilidade da colaboração e compartilhamento

A digitalização de documentos também torna mais fácil colaborar em projetos. Quando seus documentos e informações estão digitalizados, você pode compartilhá-los facilmente com outras pessoas em sua empresa ou com parceiros de negócios. Além disso, você pode facilmente controlar quem tem acesso a essas informações, tornando a colaboração mais segura e eficiente.

4- Rápida recuperação de dados em caso de imprevistos

Se você perder um documento físico, pode ser difícil ou impossível recuperar os dados perdidos. No entanto, se você tiver digitalizado esses documentos, pode facilmente ter acesso a backups desses dados em backups digitais. Isso significa que, mesmo que você perca um documento físico, ainda terá acesso aos dados contidos nele.
Portanto, a digitalização de documentos confidenciais é essencial para garantir a segurança e proteção das informações sigilosas e estratégicas do seu negócio, bem como para melhorar a eficiência e otimizar a gestão de documentos. A Pacta Clara conta com equipe especializada para digitalização de documentos, contate nossos especialistas.