Nos últimos tempos, temos abordado a importância da digitalização de documentos para as empresas, um dos principais serviços oferecidos pela Pacta Clara. Falamos do processo, dos benefícios, dos ganhos que a digitalização trás para as empresas.

E de tanto falar de documentos, achamos importante explicar o que é um documento e porque é tão importante preservá-lo e disponibilizá-lo?

Comecemos este artigo buscando no dicionário Michaelis a definição de “documento”:

“Qualquer escrito ou impresso que fornece uma informação ou prova, usado para esclarecimento de algo.

Qualquer elemento com valor documental (fotos, filmes, papéis, peças, fitas de gravações, construções, objetos de arte etc.) capaz de provar, elucidar, instruir um processo, comprovar a veracidade ou evidência científica de algum fato, acontecimento, teoria, declaração etc.

Cada um dos escritos oficiais que se referem à vida de um indivíduo (certidão de nascimento, de casamento; carteira de identidade, diploma, título, certificados de cursos etc.), a um objeto (certidões ou certificados de carros, joias etc., escritura de propriedades, documentação de créditos bancários etc.) ou a uma instituição (abertura de firmas, atestados ou reconhecimentos escolares, autorizações de clubes, informações contábeis etc.).

Qualquer objeto, prova, testemunho etc. que possa servir de confirmação para conferir autenticidade a um fato histórico qualquer.”

E claro, buscamos a definição de Documento de Arquivo, do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos)

Documento de Arquivo: informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades (CONARQ, 2005).

O documento contém, portanto, informações oficiais que têm o papel de prova para determinada situação. Obviamente, o documento não nasce com essa intenção, os documentos são produzidos no decorrer das atividades das instituições ou pessoas que comprovam tais atividades.

Nesse sentido a preservação dos documentos para as empresas e pessoas é algo muito importante, pois através desses documentos recuperamos a história das empresas, entretanto a guarda dos documentos é uma obrigatoriedade de órgãos públicos e empresas privadas.

A recuperação dos documentos, e consequentemente, das informações comprobatórias contidas nesses documentos comprovam pagamentos realizados, contratos firmados, diretrizes estabelecidas, entre outros. Nesse sentido, a digitalização dos documentos é muito importante, pois possibilita o acesso ao documento de forma rápida e por vários usuários ao mesmo tempo, desde claro, que feita de acordo com padrões mínimos de qualidade.

As empresas reconhecem a informação como bem valioso e ativo importante para tomada de decisões. E o acesso à informação se dá com a digitalização de documentos, mas também com a implantação de um processo de gestão documental eficiente, pois facilita o acesso à informação confiável, e, considerando o grande fluxo de informações e dados gerados pelas empresas diariamente, torna-se cada vez mais importante.

O desafio é gerenciar de forma estratégica informações e dados das instituições: o acesso rápido à informação necessária é o desafio das instituições, em função do acúmulo de documentos e processos em arquivos infinitos de caixas e mais caixas de documentos, muitas vezes não são consultadas em dificuldade do manuseio e do acesso aos documentos procurados.

A tecnologia facilita a recuperação da informação que passa a ser processada e recuperada mais rapidamente com a digitalização de documentos aliada à indexação e boas práticas de organização de documentos.

Nesse sentido, as soluções de gerenciamento de documentos oferecidas se tornam indispensáveis, tais como:

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é uma das soluções mais comuns para gerenciamento de documentos. Ele permite que as empresas possam armazenar e acessar seus documentos a qualquer momento, de qualquer lugar, através da Internet. Importante ressaltar que o armazenamento em nuvem é um repositório e não um sistema de gerenciamento de documentos.

Implantação de Sistema de Arquivos

Implantar um Sistema de Arquivos que permita às empresas implantar políticas e procedimentos eficientes para gerenciamento de documentos, que inclui também treinamento de equipe, orientação sobre as melhores práticas de gestão de documentos e criação de soluções personalizadas de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

Gerenciamento de Versões de Documentos

O gerenciamento de versões de documentos é uma solução importante para as empresas que trabalham com documentos que passam por muitas revisões ou sofrem atualizações constantes. Esse tipo de solução garante que as alterações nos documentos sejam mantidas em um histórico de versões organizado e acessível, evitando erros e retrabalhos.

Eficiência na Tomada de Decisões

Com as informações organizadas e acessíveis, as empresas têm mais facilidade para tomar decisões, uma vez que possuem uma visão ampla e estruturada de seus processos e informações.

Atendimento a Normas e Regulamentações

A adoção de soluções de gerenciamento de documentos possibilita que as empresas comprovem, junto a órgãos reguladores e fiscalizadores, o atendimento a legislação e normas, reduzindo os riscos de processos e multas.

• Acesso remoto Com as soluções de gerenciamento de documentos, as informações ficam disponíveis através da internet. Isso significa que os profissionais podem acessar os documentos e arquivos de qualquer lugar, o que aumenta a eficiência e flexibilidade.

A gestão documental é uma estratégia fundamental para as empresas atenderem demandas internas e externas de forma rápida e eficiente. A Pacta Clara tem as melhores soluções do mercado.