Como organizar o Acervo Fotográfico de um Centro de Memória de modo que a recuperação seja eficiente?

Atendemos uma grande empresa que nos pediu para que o acervo fotográfico fosse todo digitalizado, para rápida recuperação da informação. Quando questionamos o conteúdo das fotografias, quantidade, suporte, se há base de dados adequada e principalmente, a finalidade do investimento no acervo, percebemos que os gestores e responsáveis pelo Centro de Memória não haviam refletido ainda sobre esses pontos: nosso papel é também ajudar a dar norte e forma aos projetos que tocamos.

A primeira e mais importante questão no tratamento de um acervo é: para que está se investindo na organização deste acervo? É para uso interno? Quais usos? Abriremos ao público? O atendimento será on-line ou presencial? O acervo tem interesse público?

Essas respostas norteiam a decisão sobre digitalização e recuperação da informação: se o uso é interno, talvez possamos digitalizar apenas parte do acervo como amostragem e em caso de necessidade, a equipe do Centro de Memória pesquisa e digitaliza apenas o que é necessário. Se o acervo será aberto ao público e o interesse é que o conteúdo seja difundido, neste caso sim, a maior parte do acervo deve ser digitalizada e disponibilizada para consulta em base de dados adequada.

Mas ainda antes da digitalização, é necessário que o acervo seja organizado e identificado. Entender cada conjunto fotográfico, reconstituir (quando possível e por meio de técnicas específicas) as missões fotográficas, os lugares, as pessoas, a importância de cada foto ou conjunto fotográfico.

Durante a identificação, separamos as cópias (para que não sejam digitalizadas duas vezes), que as imagens sejam descritas de acordo com critérios pré-definidos, e se possível o uso de um vocabulário controlado (leia nosso post no blog/site sobre Vocabulário Controlado para Centro de Memória). 

Cópias, fotografias sem foco, sem identificação, sem relevância para o conjunto do acervo, podem ser referenciadas e não digitalizadas ou descartadas, de acordo com o que for definido na Política de Acervo de cada Instituição.

Só então, partimos para a digitalização e disponibilização para consulta, com a recuperação eficiente em função do trabalho das etapas anteriores.

Essas etapas tornam a organização do acervo consistente e perene e aí a digitalização é uma consequência, quase que natural, mesmo que demore um pouco mais para que o acervo esteja totalmente ou parcialmente digitalizado.

Ah, vale ressaltar que a regrinha acima, vale para qualquer gênero documental que esteja em processo de organização!

Conta pra gente, como é a organização e digitalização do acervo fotográfico na sua instituição.