Digitalizar um arquivo, ou uma parte dos documentos da empresa ou de uma área da empresa é sempre um projeto pensado quando se precisa, entre outras coisas de, espaço e acesso à informação. E de fato a digitalização dos documentos proporciona liberação de espaço, tanto pelo descarte dos documentos ou pela guarda em arquivos externos. Qualquer projeto de digitalização precisa ser iniciado com algumas perguntas:

• Por que estes documentos precisam ser digitalizados?
• Estes documentos precisarão ser consultados frequentemente?
• Onde estes documentos ficarão armazenados fisicamente e digitalmente?

A imagem abaixo é o “arquivo” de uma empresa. Na falta de prateleiras, caixas foram amontoadas e empilhadas no chão. Será que é possível digitalizar os documentos de um arquivo como o da imagem abaixo?

Digitalizar é possível, claro. Entretanto, não é possível um resultado de qualidade, com indexação e metadados eficientes que garantam a recuperação da informação, se não sabemos exatamente o que está sendo digitalizado.

Certamente não se sabe o conteúdo das caixas, muito provável que tenham documentos que podem ser descartados, outros que precisam ser guardados, mas que o uso não é frequente. Por isso sempre é importante que as perguntas levantadas acima sejam respondidas, elas estabelecem critérios claros de prioridade, tempo para a execução do projeto e valores disponíveis para investimento.

Por que estes documentos precisam ser digitalizados?

Entender as motivações pessoais e as necessidades da instituição para investir em um projeto de digitalização é algo importante. Um arquivo desorganizado gera incômodo. A digitalização pode ser uma meta, pode ser motivada pela mudança para um espaço menor, e muitas vezes também pela necessidade de evitar multas levadas por não localizar um documento. Enfim, as variáveis são muitas e ter clareza da motivação é importante para que o projeto seja bem elaborado.

Responder à pergunta ‘Eu preciso digitalizar esses documentos?’ com sinceridade e considerando custos envolvidos, utilização do arquivo eletrônico também é fundamental para entender que não há necessidade da digitalização dos documentos.

Estes documentos precisarão ser consultados frequentemente?

Entender a frequência da utilização do documento pode definir prioridade na digitalização. Por exemplo, como priorizar a digitalização de prontuários de funcionários de uma multinacional? Uma das possibilidades é a digitalização, inicialmente, dos funcionários ativos, entre os funcionários ativos os que são de unidades em localidades diferentes das da sede da empresa, por exemplo. Pode-se optar por organizar, acondicionar e não digitalizar os prontuários de funcionários inativos, garantindo o acesso rápido ao documento em caso de necessidade.

Após a digitalização, onde estes documentos ficarão armazenados fisicamente e digitalmente?

Importante reflexão que deve ser feita com a área de TI para definir o local de guarda dos documentos digitalizados. Lembrando que áreas de trabalho em nuvem não são repositórios, mas espaços de trabalho compartilhados. O ideal é ter um sistema apropriado para guarda de documentos. E, se espaço for um dos motivadores para a digitalização dos documentos, definir um local de armazenamento é fundamental.

Por essas razões que a primeira etapa da metodologia Pacta Clara de digitalização de documentos é a elaboração de um Plano de Digitalização que prevê o mapeamento de todas as etapas necessárias para a digitalização do acervo, incluindo um diagnóstico e a organização prévia, se necessário.

Cada acervo digitalizado pela Pacta Clara tem um Plano de Digitalização que garante que o processo de digitalização propriamente dito seja executado em tempo e custos otimizados.

Tem um acervo para digitalizar? Entre em contato com nossos especialistas e agende uma visita técnica. Temos as melhores soluções para sua empresa.