A digitalização de documentos sejam eles pessoais, empresariais, acadêmicos ou de qualquer outra natureza é um fenômeno antigo e ganha cada vez mais espaço num mundo que pós pandêmico, digital e que a presença física nos locais de trabalho não é mais necessária diariamente, entretanto, o acesso à informação e aos documentos, continua sendo necessário e mesmo em 2023 boa parte da produção documental das empresas ocorrem em papel.

A digitalização de documentos nada mais é do que a mudança de suporte de documentos físicos (papel, fotografias, negativos, fitas de vídeo) para documentos digitais em formato PDF, JPG, PNG, entre outros.

Entretanto, nem todo documento precisa ser digitalizado e, principalmente, nem todo documento físico pode ser descartado após a digitalização.

Então, qual a vantagem da digitalização de documentos?

• Conformidade com a legislação documental
• Acesso rápido e por mais de uma pessoa ao mesmo tempo
• Maior celeridade no atendimento às auditorias
• Eficiência e agilidade na tomada de decisão
• Evita-se multas por não localização dos documentos
• Diminuição do uso do espaço físico nos escritórios

Além de uma eficiente gestão documental, para que os documentos sejam localizados facilmente, pode ser eficiente a digitalização de parte dessa produção documental. Processos administrativos, prontuários de funcionários, documentos técnicos podem ser digitalizados facilitando o dia a dia das empresas.

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