A digitalização de documentos é um processo que consiste em converter arquivos em papel em versões digitais. Esse processo é uma das principais tendências da era digital e tem sido amplamente adotado por empresas e instituições em todo o mundo.

Há uma série de benefícios: a preservação a longo prazo, a facilidade de acesso e compartilhamento, e a economia de espaço físico.

Todo o processo começa com a escolha do equipamento apropriado, como scanners, e a seleção dos documentos. Em seguida, os documentos são convertidos e salvos em arquivos digitais, como PDFs ou imagens.

A digitalização também permite a indexação dos documentos (o que facilita a localização de informações específicas) e a integração de tecnologias de inteligência artificial, como reconhecimento óptico de caracteres (OCR), possibilitando a automatização da classificação e extração de informações dos documentos.

Essa é uma tendência crescente e está mudando a forma como as empresas e instituições gerenciam suas informações. Além de ser mais eficiente e seguro, o processo de digitalização é uma forma de preservar as informações a longo prazo e torná-las acessíveis para gerações futuras.

Mas fiquemos atentos: a digitalização não substitui o ofício dos profissionais da informação. Não deve ser esquecido o fato de que a digitalização, antes ou depois da conversão, pressupõem o trabalho arquivístico: classificar, organizar, triar, arrumar e selecionar.

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