Política de Acervo é um termo amplo, muito utilizado por instituições de guarda de documentos. O universo é vasto, como podemos perceber:

Existem diversas normas que comumente instituições de guarda e preservação de acervo se utilizam como Política de Aquisição ou Política de Desenvolvimento de Acervo (muito utilizadas por Bibliotecas e Museus), garantem que as coleções serão desenvolvidas de acordo com a finalidade/propósito da instituição.

Há ainda as Políticas de Preservação e Conservação de Acervo, voltadas especificamente para garantir perenidade aos acervos.

Manual de Normas e Procedimentos, Políticas e Procedimentos, Manual de Gestão Documental. Os nomes são muitos, mas a finalidade é sempre a mesma: normatizar, estabelecer diretrizes e procedimentos para a gestão do acervo, além de envolver a empresa no processo de recolhimento, arquivamento e gestão da informação.

Há Políticas de Acervo (termo adotado neste texto) para Biblioteca, Arquivo, Centro de Memória ou Museu, entretanto hoje abordaremos a Política de Acervo para os Centros de Memória. Há dois aspectos fundamentais das Políticas de Acervo:

O primeiro é que a Política de Acervo garante (ou deveria garantir) a continuidade do trabalho de organização do acervo, após a sua implementação, pois os parâmetros de organização, acondicionamento, catalogação, extroversão do acervo estão descritos detalhadamente na política de acervo. É um forte aliado do gestor do acervo ao solicitar a compra de um material de acondicionamento ou um novo mobiliário, por exemplo. Garante também a continuidade do processo de organização, identificação, catalogação e indexação sejam mantidos, mesmo com mudança de equipe, uma vez que todos os procedimentos estão detalhados na Política de Acervo. O ideal é que o detalhamento seja feito por gênero documental e abranja toda a especificidade daquele conjunto de documentos.

Quem trabalha em Centros de Memória sabe o quanto é comum ter que (re) começar um trabalho por falta de um instrumento que oriente quem chega após um período que o Centro de Memória ficou inativo. Como descobrir o significado de notações encontradas em fotografias e documentos? E sem entender o significado daqueles códigos ter que criar novas referências e refazer o trabalho.

Isso não significa que não podemos mudar, melhorar o que foi feito anteriormente, mas significa que não deveríamos nunca mudar ou refazer algo por não ter referências do que foi feito anteriormente.

O segundo ponto relevante da Política de Acervo para Centros de Memória é que ela pode e deve envolver as demais áreas da empresa. A responsabilidade de cuidar da memória é coletiva e a compreensão disto possibilita que as séries e conjuntos documentais se mantenham completas, possibilitando que uma área, ao criar um novo processo ou documento, converse com o Centro de Memória sobre a inclusão deste novo documento no acervo.

Permite que as áreas, ao estabelecerem rotinas de transferência de documentos ao acervo, percebam que também são agentes da construção e preservação da memória. E quando isso ocorre, colaboradores passam a ser defensores do espaço de preservação da memória.

A Política de Acervo precisa de revisão periódica e deve ser instrumento de consulta dos colaboradores da empresa e da equipe do Centro de Memória.

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