A Pacta Clara – Organização de Acervos Documentais trabalhou com digitalização de documentos, dentro do DERSA – Desenvolvimento Rodoviário S/A, que está em fase final de liquidação. O projeto foi iniciado em junho de 2021 e finalizado em março de 2023 e teve como objetivo a guarda dos documentos de forma digital e a disponibilização para consulta pública.

A complexidade deste projeto é refletida nos números grandiosos e também na estrutura e na logística montada para esta operação.

Neste artigo, contaremos em detalhes da parte do processo que a atuamos diretamente: a digitalização de documentos.

Estruturação do Processo

A digitalização de documentos é parte de um processo maior de organização do acervo e gestão da informação e precisa estar alinhada com a estratégia de acesso à informação, preservação do documento tanto físico quanto digital. Nem todo documento digitalizado pode ser descartado, por isso que a digitalização não é indicada para todas situações e todos os processos de gestão documental.

Antes dos documentos chegarem para a etapa de digitalização, uma empresa parceira fez a organização dos processos, aplicando a Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação.

Milhares de caixas de documentos, como as da imagem abaixo foram triadas, classificadas e a Tabela de Temporalidade aplicada, gerando listas em excel que foram usadas como parâmetro pela nossa equipe para digitalização e inclusão de metadados nos arquivos digitais em formato PDF.

Assim, após classificados e digitalizados, os documentos físico e digital podem ser localizados. Caso a empresa tenha disponível um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), os arquivos eletrônicos em PDF, podem ser anexados ao sistema e vinculados ao processo correspondente.

Ressaltamos a excelência desse projeto como um todo – se deve ao fato dos documentos terem passado por processo de organização e identificação anterior. E isso, nós da Pacta Clara sempre defendemos como prática correta para projetos de digitalização! Atualmente o Dersa tem, atualmente, o conhecimento preciso de toda a sua massa documental acumulada, que é de fundamental importância, pois detém todo o histórico de implantação, reformas, vistorias, etc das estradas e rodovias gerenciadas por essa empresa no Estado de São Paulo.

Nossos equipamentos

Utilizamos duas máquinas de alta performance, com capacidade de digitalização de 40.000 documentos/dia e outra com capacidade de 10 mil documentos/dia. A máquina menor foi usada para documentos específicos, bem como foi apoio quando as máquinas maiores paravam para manutenção.

Equipe altamente qualificada

Em momentos críticos tivemos um time de até onze pessoas trabalhando simultaneamente: quatro digitalizadores, quatro indexadores que também eram responsáveis pelo controle de qualidade de imagem, além de três assistentes sendo apoio da equipe com a função de preparar o documento, sendo responsáveis pelo fluxo de recebimento e devolução dos documentos além de abrir e fechar os processos fisicamente (checando a existência de clips, grampos, documentos dobrados, etc). Dessa forma, a equipe de digitalização e indexação estavam focadas exclusivamente em suas tarefas técnicas e a produtividade era maior.

A coordenação desta operação foi feita por especialista da Pacta Clara, responsável pela interlocução com a empresa parceira, o CEDOC do Dersa e a equipe de TI. Após a digitalização e renomeação, os arquivos em PDF eram salvos na rede interna do DERSA, sob os cuidados do CEDOC e da TI local. Os documentos físicos e digitais estão sob a responsabilidade do Arquivo do Estado.

A entrega dos arquivos digitais era feita mensalmente e a medição ocorria por arquivo em PDF entregue. Os processos podiam variar de 50 a 800 páginas. Ao total foram digitalizados 74.049 processos e 8.351.071 páginas digitalizadas.

Temos uma média de:
3.526 processos digitalizados por mês ou 160 processos digitalizados por dia;
397.670 páginas digitalizadas por mês ou 18.075 páginas digitalizadas por dia

Temos orgulho dos números desse projeto entregue com excelência e qualidade!

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