Introdução

A digitalização parece simples e tem sido difundida como uma solução “mágica” para a organização e o acesso aos documentos. Entretanto, não é bem assim; é comum a desorganização dos documentos físicos ser migrada para o ambiente digital e quando isso acontece o desafio da identificação e organização se torna mais complexo devido ao volume da massa documental que deverá ser tratada no ambiente digital. Inclusive porque documentos sem valor comprobatório ou legal provavelmente foram digitalizados sem necessidade ou não foram organizados no ambiente digital.

A Pacta Clara | Organização e Gestão de Acervos, empresa de digitalização de documentos, entende que as etapas que antecedem e sucedem a digitalização dos documentos são fundamentais para o sucesso do projeto e por isso iniciamos o trabalho elaborando um Plano de Digitalização, contemplando o escopo e a execução.

Tomando as devidas precauções, os benefícios da transformação digital permitem acesso rápido e de qualquer local, redução do espaço físico, agilidade na tomada de decisão e confiabilidade na informação.

O que é o Plano de Digitalização

O Plano de Digitalização é a metodologia da Pacta Clara para que a digitalização de documentos aconteça de forma rápida, segura e eficiente.
Neste artigo mostramos as etapas e o Plano de Digitalização colocado em prática para os projetos de digitalização de documentos correntes e em papel que acontecem na sede da Pacta Clara | Organização e Gestão de Acervos. O fluxo e os procedimentos mudam para documentos históricos e/ou quando a digitalização acontece no espaço do cliente.

Os nossos projetos são captados pela área comercial e assim que um projeto é fechado, as equipes técnica e financeira recebem um e-mail com a Ordem de Serviço (OS) do projeto contendo as informações necessárias para a execução da digitalização. São informações desde a coleta do documento, especificidades do projeto, características técnicas, etc.

A equipe técnica e financeira recebem a Ordem de Serviço (OS) com detalhamento do projeto e a partir desse momento, é dado o start para o início do job.

Os documentos chegam na sede da Pacta Clara enviados pelo cliente ou retirados por nossa equipe.

Após o recebimento a documentação é avaliada e tratada sendo preparada para a digitalização. O tempo do preparo depende de como cada documento está conservado: grampos, clipes, documentos rasgados ou amassados demandam um maior tempo de preparação. Esse processo de limpeza é chamado de desmetalização.

Mesmo que o cliente não tenha solicitado a organização do acervo, é preciso uma mínima ordenação: assunto, cronologia, remetente/destinatário, depende das informações disponíveis de forma fácil e relevante para aquele conjunto de documentos.

Após a ordenação, quando necessário, trocamos o acontecimento para padronizar e indexação, quando necessário, os documentos. A indexação feita nesta etapa do processo é a mesma que será utilizada como indexador no arquivo digital. Caso o documento tenha informações como data, nome, número de processos ou outra informação relevante, essa será a métrica usada pela equipe de renomeação. Todas essas informações já estão descritas e identificadas na Ordem de Serviço recebida no início do processo.

Quanto mais eficiente for as etapas anteriores, mais fácil será a digitalização. Enfim, chegamos a etapa de digitalizar os documentos. As máquinas são definidas a partir das variáveis de prazo de entrega, tamanho e tipo de documento.

Após a digitalização, os documentos são reembalados, é feita checagem e conferência (tanto nos documentos físicos quanto nos documentos digitais), para que o cliente seja avisado e o documento devolvido.

As áreas comercial e financeira são avisadas, para providências com clientes: o comercial finaliza a entrega e o financeiro emite Nota Fiscal.

Ufa! Mais um projeto concluído com sucesso, dentro dos padrões de qualidade da Pacta Clara e, de acordo com o que foi definido no Plano de Digitalização de Documentos. Se quiser saber mais sobre esse assunto, acesse este artigo.

E quando precisar de digitalização de documentos para empresas em São Paulo, não deixe de procurar a Pacta Clara, pois somos uma das maiores empresas de serviços de arquivamento digital em São Paulo.