Há muitas dúvidas sobre a digitalização de documentos, inclusive sobre a necessidade em contratar uma empresa especializada. Não há uma regra, tudo depende da necessidade da empresa, da forma como os fluxos estão organizados e, principalmente, se há equipe e equipamentos disponíveis para a digitalização. Para uma demanda pontual e urgente, a digitalização pode acontecer com equipe própria. Mas, para um grande projeto de digitalização, nós recomendamos a contratação de uma empresa de digitalização especializada.

Estamos em meio a um processo de transição entre o digital e o analógico: muitas empresas estão atualmente com o processo totalmente informatizado e os documentos produzidos já gerados em formato digital, o que chamamos de documentos nato-digital, mas ainda com um passivo de documentos/processos em papel arquivados em estantes, gavetas e armários. Ocupando um espaço físico, muitas vezes, desnecessário. Neste caso, recomendamos a digitalização do acervo, a partir de um projeto mínimo de organização, que organize os documentos, elimine cópias, documentos sem valor legal, administrativo, jurídico ou comprobatório e a digitalização, apenas do que de fato for essencial. A digitalização de documentos muda a forma como lidamos com a informação, economizando tempo, espaço e dinheiro.

Mas você pode estar pensando: por que contratar uma empresa especializada em digitalização, se é possível digitalizar documentos internamente? Como mencionamos, para pequenas quantidades de documentos, é possível internalizar esse processo, sem perder de vista que a digitalização é uma tarefa que requer conhecimento técnico. Não é simplesmente passar um documento pelo scanner e arquivá-lo no computador. Há uma série de cuidados que devem ser tomados para preservar a integridade do conteúdo e garantir a segurança das informações. Além disso, se você tem uma grande quantidade de documentos para digitalizar, pode ser uma tarefa muito demorada, que vai absorver uma pessoa do time, tirando-o de suas atribuições rotineiras.
Para grandes quantidades de documentos para digitalizar, o ideal é contratar uma empresa especializada em digitalização, que irá fazer a gestão de todo o processo.

As vantagens da digitalização de documentos são muitas e a seguir, destacamos as principais e neste post, você pode conhecer um pouco mais profundamente o trabalho de digitalização realizado pela Pacta Clara.

1. Espaço Físico :

A digitalização dos documentos libera um grande espaço no escritório, que pode ser usado para outras finalidades. Os documentos que foram digitalizados, e que não puderem ser descartados, podem ser arquivados em empresas de guarda externa.

2. Praticidade:

Ao digitalizar seus documentos, você consegue acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento. Não precisa mais se preocupar com o deslocamento até o arquivo físico ou com a impossibilidade de levar o documento para uma reunião.

3. Segurança:

Ao contrário dos arquivos físicos, que estão sujeitos a ação do tempo, incêndios, inundações, entre outros, os arquivos digitais podem ser armazenados em mais de um local e ter políticas de backup definidas para garantir sua integridade e acesso. Além, claro, de podermos estabelecer níveis de acesso para cada tipo de documento.

4. Acesso:

Com a digitalização, é possível separar, categorizar e indexar os documentos de forma eficiente, facilitando a recuperação e o acesso dos documentos, disponibilizando informações confiáveis, sempre que necessário, facilitando a tomada de decisões.

5.Menor custo:

Além da economia com a redução do uso de espaço físico com arquivos, a digitalização também reduz a necessidade de fazer cópias de documentos, diminuindo o uso de papel.

6. Mais sustentabilidade:

Ao reduzir o consumo de papel e outros materiais de escritório, você também contribui para um mundo mais sustentável, diminuindo o impacto ambiental de sua empresa.

Consulte a Pacta Clara, nós temos as melhores soluções para a digitalização de documentos na sua empresa.