Centros de Memória, públicos ou privados, possuem nomenclaturas variadas: Centro de Documentação, Centro de Referência, Núcleo de Documentação, entre muitas outras que se assemelham em sua conjuntura organizacional. Porém, algo é intrínseco na organização desses dispositivos: a diversidade de materiais e de suportes que são (ou pretendem ser) armazenados. Nos deparamos com uma rica massa de exemplares documentais: papéis, cartazes, mapas, objetos tridimensionais, livros, CDs, películas, imagens e muitos outros, formando conjuntos heterogêneos.

Os Centros de Memória reúnem documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos que possuem lógicas de tratamento e de representação diferentes. Exemplo disso são os documentos arquivísticos, que – diferentemente do que ocorre numa biblioteca, que registra os livros unidade a unidade, utilizando padrões definidos internacionalmente –, são catalogados de acordo com a lógica da produção documental e das funções exercidas pela organização. Devido a essa formação especial e heterogênea, questões relativas à representação e à recuperação da informação nesse ambiente se tornam de extrema relevância.

Não podemos dizer que nos Centros de Memória ocorra uma mera reunião dos procedimentos da biblioteconomia, arquivologia e museologia, ou ainda que o tratamento de um tipo de acervo se sobreponha ao de outros. É necessário que ocorra uma “desnaturalização” da ação de integrar os acervos forçosamente. A prática da simples reunião dos acervos sem nova organização, principalmente na representação temática, resulta numa recuperação frustrada para o usuário pesquisador.

Na representação descritiva dos documentos (catalogação), devemos manter as especificidades de cada acervo: acervos arquivísticos devem continuar a ser catalogados como acervos arquivísticos, e o mesmo deve acontecer com os bibliográficos e os museológicos. Porém, no que tange à representação temática dos documentos (conteúdo), trazemos como sugestão a construção de um instrumento de controle – um vocabulário controlado terminológico – específico para o domínio temático do Centro de Memória que estiver em questão.

Com a implantação de um vocabulário controlado terminológico é possível neutralizar as representações descritivas dos documentos, sempre tão diversas e específicas, uma vez que esse instrumento de controle permite a recuperação dos documentos de forma integrada pelo assunto de interesse do pesquisador.

Ressaltamos que a ciência da Terminologia traz contribuição significativa para a área de representação e recuperação da informação, fornecendo princípios metodológicos de designação, identificação e relação entre conceitos, por meio de instrumentos terminológicos, conhecidos como glossários e dicionários técnico-científicos. Todas essas contribuições teóricas da Terminologia são a base de construção e desenvolvimento de vocabulários controlados.

Os vocabulários controlados, através da eleição de termos que representam o conteúdo de significação de um Centro de Memória, possibilitam a proposição de uma rede lógico-semântica entre os seus termos, neutralizando a polissemia natural das palavras. Cada conceito é expresso por um único e inequívoco termo, tornando o modelo prescritivo, impondo o termo que deverá ser usado nessa comunicação.

Os vocabulários controlados são elaborados compatibilizando os termos de outras linguagens – a natural, a do usuário, a dos indexadores e a da área de especialidade do Centro de Memória – com a linguagem do sistema de recuperação da informação, representando o foco temático selecionado pela instituição. Uma vez que a construção dos vocabulários controlados busca evidenciar as relações conceituais da sua área de interesse, as unidades lexicais registradas nesses instrumentos de indexação devem ser constituídas em conformidade com a terminologia desse domínio específico do conhecimento. Os vocabulários controlados melhoram a qualidade do acesso à informação, pois recuperam a informação documental de forma integrada. Essa prática deve ser entregue a especialistas que atuem em conjunto com a equipe da instituição.

Com esse artigo, temos a pretensão de fertilizar o campo de estudos sobre os pontos comuns e os diferenciais acerca da representação e da recuperação da informação nas áreas que compõem, na sua “forma ideal”, a ciência da informação: a arquivologia, a biblioteconomia e a museologia. Os espaços de guarda da Memória parecem ser propícios para essa discussão, não?

Cristina Hilsdorf Barbanti é sócia fundadora da Pacta Clara – Organização de Acervos Documentais. Mestra em ciência da informação pela ECA/USP e bacharel em história pela FFLCH/USP, é responsável pelo desenvolvimento de vocabulários controlados em instituições culturais e projetos multidisciplinares, fora toda a trabalheira que tem com a empresa!